Att besvara mejl från blivande studenter kan vara både utmanande och tidskrävande. Därför har vi sammanställt en lista med våra bästa tips på hur du skapar det perfekta mejlet – så att ni kan leva upp till studenternas förväntningar och öka deras engagemang.
1. Håll det kort och koncistNär det gäller det första mejlet ni får från en student – se till att hålla svaret kort. Spara eventuella administrativa detaljer eller information till er framtida kommunikation. Var noga med att identifiera varför studenten har hört av sig och fokusera er kommunikation kring det. En bra måttstock kan vara att mejlet inte ska vara längre än cirka 100-150 ord.
2. Använd länkar, inte bilagor
Om du vill dela marknadsföringsmaterial eller annat innehåll, ladda först upp filen online och dela sedan som en länk i mejlet. Bilagor kan nämligen både öka storleken på ditt mejl avsevärt, öka nedladdningstiden men också signalera ett potentiellt spamhot. Alla tre vilket ökar risken för att ditt mejl hamnar i mottagarens skräppost.
3. Fånga mottagaren med en bra ämnesrad
En bra rubrik är många gånger nyckeln till en framgångsrik öppningsfrekvens. Detta gäller främst när det är ni som skickar första mejlet. Fundera på ord som uppmanar till en handling eller som ställer en fråga. Och glöm inte – låt inte titeln bli för lång eftersom en lång ämnesrad kan sänka öppningshastigheten och beskäras när den visas på en mobil enhet.
4. Få in en personlig touch
Vissa skolor signerar sina mejl på uppdrag av en fakultet, ett program eller ett universitet. Försök att alltid svara med en specifik kontaktperson – på så sätt skapar ni en mer personlig känsla.
5. Underlätta kontakten
Säkerställ att det är enkelt för studenterna att nå er, antingen via telefon, mejl eller varför inte WhatsApp eller Messenger. Det är också viktigt att inte glömma bort att sociala medier är minst lika viktigt för många som att få ett telefonnummer. I era mejl och i annan kommunikation kan ni länka till era sociala medier.
Kommunikation och recensioner
I all kontakt med potentiella studenter eller nuvarande studenter är det viktigt att tänka på hur ni väljer att kommunicera. Detta gäller inte minst när ni besvarar inkomna recensioner. Även här är det viktigt att vara personlig men det finns också en del andra tips att tänka på när ni formulerar era svar:
- Ge återkoppling snabbt (men inte i panik!)
- Undvik missförstånd genom att låta någon annan läsa innan du skickar
- Erkänn hellre misstag och var transparant om det blivit fel
- Se till att din poäng kommer fram genom att använda ett enkelt språk
.png)
